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説例で学ぶ「freee活⽤講座」

AI活用で会計事務所の月次監査業務を正確かつ効率的に!

クラウドサービスと従来のサービスの違い

Case Study

つばめ工業

つばめ工業は記帳代行から請け負っている顧問先。担当は新人スタッフのA君ですが、まだまだミスが多く、先輩レビュアー、Bさんも気が抜けません。問題なのは、A君が作成した試算表を月次で確認する際、確認工数が多く、時間がとてもかかってしまうこと。困ったBさんは、AI月次監査を使ってどのように対処したのでしょう……?

会社情報
業種 製造業
設立 2015年7月
会計期間 2017年4月1日〜2018年3月31日
従業員数 30人
住所 東京都品川区西五反田

AI月次監査を使ってみよう!

月次監査は会計事務所の大切な業務の1つですが、通常、帳簿のチェックにはかなりの労力と時間を要します。ミスの多いつばめ工業の決算書をチェックするのはひと苦労。「AI月次監査」は、AI(人工知能)を使って帳簿の確認作業を効率化・自動化する機能。手間も時間も減らしながら、同じ精度が保てます!

貸借対照表・固定資産台帳の確認修正

ありがちなミス①「帳簿残高と実残高が違う!」に対応する

楽天銀行とジャパンネット銀行において、帳簿残高と実残高がそれぞれ100万円ずつ異なってしまっていました。

原因

「楽天銀行→ジャパンネット銀行」で100万円の資金移動があったのですが、A君が誤って楽天銀行側の100万円の出金明細とジャパンネット銀行側の100万円の入金明細それぞれで資金移動の処理をしてしまっていた模様。

原因調査

【Before】今までの原因調査:これまでは通帳のコピーと、総勘定元帳を1つ1つ目視で突き合わせる作業をおこない、残高ズレのもとになる仕訳を検出するしかありませんでした。1回にチェックする仕訳数が多いと1時間くらいかかってしまうことも……。
【After】AI月次監査を使った場合:差異があった仕訳がピンポイントでアラートされるので、通帳と総勘定元帳を1つ1つ目視で突き当てる必要がなくなります。

修正方法

どちらか1つの明細を利用して、利用していない明細は無視する必要あり。今回はジャパンネット銀行側の明細を無視することにして解決しました。

使い方

①[レポート]から[月次推移]または[試算表]を選択。
ここでは[試算表]を開きました。

②口座振替の重複がチェックされ、異常値がハイライトで表示されています。
ここではジャパンネット銀行のハイライト部分をクリックすると、アラートが表示。



③口座振替の重複がチェックされ、異常値がハイライトで表示されています。
ここではジャパンネット銀行のハイライト部分をクリックすると、アラートが表示。

[元帳を確認]金額をクリックすると内訳が表示されます。
ハイライトの項目をクリックすると[振替の詳細]が表示されるので、
ジャパンネット銀行の明細を無視して解決。





ありがちなミス②「固定資産台帳の登録漏れ」に対応する

車両運搬具300万円を購入していたのに、仕訳の登録のみおこなっていたため、試算表と固定資産台帳に300万円の差異が発生。

原因

A君が車両運搬具の仕訳を入力した際、減価償却のことをよく理解しておらず、仕訳登録とは別に固定資産台帳にも登録が必要なことを認識していなかったのが原因。

原因調査

【Before】今までの原因調査:決算の際に試算表と固定資産台帳の残高を確認しますが、そのときになってはじめて不一致に気づくケースも多いもの。固定資産の数が多いと、総勘定元帳と固定資産台帳を目視で1件ずつ確認しなくてはならず大変……!
【After】AI月次監査を使った場合:差異があった固定資産の勘定科目のみならず、仕訳単位で固定資産台帳に登録されている固定資産との残高一致を確認できるので、目視で1件ずつ見る必要がなくなります。

修正方法

300万円の車両運搬具を固定資産台帳に登録して、試算表と固定資産台帳を一致させて解決。

使い方

①前ページと同様に[レポート]から[試算表]を開きます。
②仕訳情報と固定資産台帳の情報が確認され、
エラーがハイライト表示されています。
この場合、試算表と固定資産台帳に差異があるため、
アラートをクリックして固定資産台帳を修正します。





損益計算書の確認修正

ありがちなミス③「仕訳の承認漏れ」に対応する

今月発生する予定だった大型案件がなぜか計上されておらず、想定していた売上と違う数字に。

原因

この事務所ではfreeeの「仕訳承認フロー」機能(下記参照)を使って、仕訳登録は一度チェックを経てから帳簿に反映させています。ところが大型案件の売上については、経理部内での仕訳承認が放置されてしまっていたよう。未承認の金額は試算表には反映しないため、あるべき仕訳が計上されていなかったのです。

原因調査

【Before】今までの原因調査:決これまでは売上高の総勘定元帳と、売上高の計上元になる請求書のデータ等と突合をおこない、漏れている売上仕訳をいちいち目視で確認していく必要がありました。
【After】AI月次監査を使った場合:未承認になっている仕訳がピンポイントでアラートされるため、目視で探す必要が一切なくなります。うっかり仕訳承認が漏れていたとしても、瞬時にアラートしてくれるため、承認忘れがあったとしてもすぐに見つけられます。

修正方法

仕訳承認をおこなって、売上高の仕訳を損益計算書に計上。無事に適切な売上数字になりました。

使い方

①前ページと同様に[レポート]から[試算表]を開きます。
②[損益計算書]を選びます。
③「仕訳承認フロー」機能を利用していて、
未承認の仕訳がある場合、アラートが出ます。
仕訳承認をおこなうことで損益計算書に計上され、エラーを解消。





【コラム】会計freeeの「仕訳承認フロー」機能
 複数名でfreeeを管理している場合、登録した仕訳(取引・口座振替・振替伝票)は、一度、仕訳承認を経てから帳簿に反映させることができます。これが「仕訳承認フロー」機能。承認者に含まれない人が登録した仕訳を一時的に帳簿に反映させないようにでき、承認者がその仕訳を承認することではじめて帳簿に反映されます。この機能を有効にするには、[設定]→[事業所の設定]と進み、[詳細設定]タブを開き、「仕訳承認フロー」欄の[有効にする]ボタンをクリック。あとで承認者の追加や削除もできます。

ありがちなミス④「税区分の間違い」に対応する

地代家賃の総勘定元帳を通査したところ、事務所家賃にも関わらず税区分が「対象外」になっている仕訳を発見!

原因

A君が地代家賃の仕訳はすべて「対象外」にしなければいけないと勘違いしていたのが原因。そのため、A君が登録した地代家賃の仕訳の多くが誤っている可能性が出てきました。

原因調査

【Before】今までの原因調査:消費税集計表や試算表・総勘定元帳をもとに、間違っている仕訳がないかを洗いざらいチェックしなければなりません。「登録した人」に絞って確認することはできないため、すべての仕訳を対象にする必要が……。
【After】AI月次監査を使った場合:事務所家賃の税区分が「対象外」になっているものがあったので、「課対仕入8%」に変更します。すると、AIが類似仕訳を提案してくれるので、他にも間違っている仕訳があることが判明。仕訳を修正すると、他の地代家賃×税区分「対象外」の仕訳もどんどん類似仕訳として提案されてくるため、総勘定元帳を洗いざらいチェックする必要がありません。

修正方法

1つ間違いが発覚したら、AI月次監査の「類似仕訳提案」機能によって同じ間違いをしている仕訳がピックアップされるので、それを修正していくだけ。

使い方

①[レポート]から[試算表]を開きます。
②地代家賃の行の金額をクリックし、[元帳を確認]をクリック。
③税区分が「対象外」となっている行を「課対仕入8%」に修正して保存。


④3で修正したものと類似した仕訳が修正候補として画面右下に表示されるので、確認のうえ修正します。




AI月次監査の本領発揮!「類似仕訳」機能とは?

類似仕訳はAI月次監査の本領発揮とも言える先進的な機能。
「①同一のユーザーから登録された仕訳」「②同じAPIアプリケーションから登録された仕訳」
「③同じファイルからインポートされた仕訳」の
いずれかの勘定科目と税区分を基準として判断されます。

【1】同一のユーザーから登録された仕訳

今回の例のように、新人スタッフがある会計処理を間違って認識していたとしたら、そのユーザーが登録した他の仕訳も誤っている可能性が高いと判断します。

【2】同じAPIアプリケーションから登録された仕訳

たとえばPOSレジとの連携において、タグのマッチングという初期設定がありますが、その初期設定が誤っていれば、POSレジと連携した仕訳が芋づる式に誤っている可能性が高いと言えます。

【3】同じファイルからインポートされた仕訳

たとえば、他社ソフトから乗り換えをおこなった際に仕訳インポートをしたとします。その仕訳インポートにおいて、インポート設定をおこないますが、最初の設定が誤っていたとすると、インポートした仕訳がすべて間違って登録されてしまっていると言えます。



AI月次監査がもっともっと便利に!今後リリース予定の機能を一部公開

AI月次監査では、さまざまな角度から月次監査業務の効率化をサポートするツールになるよう、引き続き開発をおこなっていきます。リリースが予定されている下記機能で、さらに便利に。

【1】プリセットのチェックリスト追加

表記ゆれ:「A株式会社」「A 株式会社」「A(株)」のような取引先タグの表記ゆれを検出し、適切なタグへ1つにまとめます。
未選択のタグ:「前月に付いていた取引先タグが今月は付いていない」といった未選択タグの残高や仕訳を自動的に抽出。
支払調書に関係する仕訳:備考に「先生」や「士」とある仕訳で、支払調書の自動集計ルールから外れている仕訳が抽出できます。

【2】チェックリストのカスタマイズ

プリセットで備わっているチェックリスト以外に、チェックを自由に増やしたりロジックを変更したりすることも可能に。自社に最適な「自動月次監査」を実現できます。チェックリストは「自動登録ルール」のようにCSVインポートができるように計画中。そのため「この顧問先にはAのチェックリストを、あの顧問先にはBのチェックリストを」といったカスタマイズが可能になります。

【3】仕訳の修正提案

たとえば、固定資産に計上すべき消耗品費があったときに、アラートを出すだけではなく、「工具器具備品」への修正仕訳を提案するといったように、修正仕訳の提案もおこなえる機能をリリース予定です。

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