説例で学ぶ「freee活⽤講座」

事務所内経理に会計freeeを活用してみよう!

クラウドサービスと従来のサービスの違い

債権管理の工程

【STEP1】売掛金の計上

会計freeeの請求書機能を利用しましょう。請求書を作成すれば、売掛金の仕訳も自動で計上されます。請求書機能を利用していない場合は、取引データのインポートで売掛金を一括計上しましょう。

【STEP2】入金の確認と消し込み

入金確認は銀行口座を同期させ、入金明細で行います。収納代行サービスを利用している場合は、そこから出力されるCSVファイルを会計freeeにインポートして確認しましょう。消し込みは「自動で経理」から行います。摘要の名称から消し込みを行うこともできるので便利です。収納代行サービスを利用している場合も、入金確認のときと同じように、CSVファイルを会計freeeにインポートして「自動で経理」から消し込みます。

【STEP3】売掛金残高の確認

売掛レポートから確認します。会計freeeを使うと、残高ベースではなく個別債権ベースで消し込みを行うことができます。個別債権管理ができるので、未回収債権が売掛レポートで一目瞭然です。

大まかな作業工程は以上の3STEPです。ただし、決算料やコンサルティング報酬など個別に請求書を発行する場合と、毎月の顧問料等で収納代行サービスを利用している場合では、入金の確認と消し込みの作業内容が少し異なるので注意しましょう。

実際に会計freeeを使ってみよう!

それでは会計freeeを使って、以下の事例の会計処理の作業を行います。

事例

A社には10万円のコンサル報酬、B社には15万円、C社には5万円の顧問料を請求する。A社分はfreee銀行口座に、B社とC社の分は収納代行サービス経由でfreee銀行口座にまとめて入金される。B社とC社の入金額は、合計した顧問料20万円から手数料500円を差し引いた19万9,500円。

【STEP1】 売掛金の計上

請求書の作成は、会計freeeの[取引]から[請求書]→[請求書を作成する]に進み、請求書入力画面から取引先名や金額などを入力して[発行]をクリックすればできあがります。この請求書機能を利用すれば、請求書ごとに自動的に仕訳が計上されるので、仕訳計上の手間がなくなります。

毎月の顧問料など定期的に発生する請求書については、定期請求書機能を使えば自動で請求書を作成することができます。口座引き落としなどで請求書を発行しない場合は、エクセルインポートなどであらかじめ売掛金を計上しておきましょう。

定期請求書機能を設定する

  • 会計freeeの[取引]から[請求書]に進み、[テンプレートと定期請求設定を変更する]をクリック。
  • [定期請求書を登録する]をクリックして、定期請求のタイトルと請求先情報、請求日などを入力し、[開始する]をクリック。発行月は1カ月ごと、3カ月ごと、6カ月ごと、12カ月ごと、発行日は1日、5日、10日、15日、20日、25日、月末から選択可能。
  • 請求書画面が表示されるので、[請求内容の入力]をクリックして、金額などを設定する。

■繰越金額がある場合

  • 請求書画面の左側にある[レイアウトを変更す る]をクリック。
  • レイアウト選択画面から[繰越金額欄あり]を選ぶ。
  • [繰越金額]欄に金額を入力する。

■支払い方法を変更する場合

請求書の支払い方法を口座引き落としに変更することもできます。請求書画面の左側にある[支払方法入力]をクリックすると、[振込払い]か[口座引き落とし]の選択画面が表示されるので、そこから変更しましょう。

作成した請求書の送信・郵送

作成した請求書は、次の3つの方法で取引先に送付することができます。

  • 会計freeeの画面からオンラインで送信
    請求書画面から[web共有]もしくは[メール添付] で行います。
  • 会計freeeの画面から郵送(有料)
    会計freeeから直接郵送代行サービスを利用することもできます(1通150円〈税別〉から)。作成した請求書の「印刷」「封入」「切手貼付」「投函」を一環して代行してもらえます。
  • PDFファイルをダウンロードして任意の方法で送付
    請求書のPDFをダウンロードして、メールやチャットから添付して送付します。

請求書機能を利用しない場合

会計freeeの請求書機能を利用しない場合は、取引データのインポートであらかじめ売掛金の取引を登録しておきましょう。

  • [取引の一覧・登録]から[取引データのインポート]に進む。
  • [CSVファイルのアップロード]から取引データをアップロードする。
  • 下に確認画面が表示されるので、問題がなければ[登録する]をクリックする。後ほど消し込み作業を行う必要があるので、未決済で取り込まれているか確認する。

【STEP2】 入金の確認と消し込み

顧問先からの入金の確認と消し込みは、収納代行サービスを利用しているかどうかで作業内容が異なり ます。

収納代行サービスを利用していない場合(自社の銀行口座に直接顧問料が入金される場合)

1.入金を確認する

入金を確認するために、自社で利用している銀行口座を会計freeeに同期します。オンラインバンキングを利用していない場合には、通帳データ化サービスを利用し、入金明細をCSVデータにして会計freeeにアップロードしましょう。これによって、会計freee上で入金確認が行えます。

2.売掛金を消し込む

  • [自動で経理]の[未処理]をクリック。
  • STEP1で登録した取引をクリック。
  • [未決済取引の消し込み]のタブを選び、該当する取引にチェックを入れて[登録する]をクリックすることで、登録した売掛金を消し込むことができる。

■摘要を使って消し込みを自動化する

上のやり方では、1件ずつ消し込みを判断する必要があるので作業が少し煩雑ですが、こうした作業を自動化できる「自動登録ルール」という機能があります。これを使うと、入出金明細の摘要をキーにして消し込みを推測できます。

例えば、摘要欄に「エーシャ(カ」と記載がある入金明細が会計freeeに取り込まれた際に、取引先に「A社」と付いている未決済取引を自動で推測してくれます(入金差額864円*の範囲内。) この機能を利用すれば、推測されたものを確認して消し込むかどうかを判断するだけでいいので、作業を効率化できます。
振込手数料との差額の最大値

■自動登録ルールの作成方法

  • [取引]の[自動で経理]に進み、画面上に  ある[自動登録ルールの設定]をクリック。
  • [新規作成]をクリックすると、作成画面が 表示される。
  • [この条件に一致した時]から[消し込みを 推測する]を選び、[取引内容]を「エーシャ (カ」、[取引先]を「A社」と記入して[作成 する]をクリックする。

収納代行サービスを利用している場合(収納代行サービスから毎月1件の入金明細で入金される場合)

毎月の顧問料を口座引き落としにしており、税理士協同組合の収納代行サービスなどを利用している場合、毎月の入金明細には複数の取引がまとめて1件として表示されます。今回の事例で言うと、B社とC社の入金はまとめて1件として扱われ、これらの売掛金が未回収だと、会計freee上で確認するのが難しいので消し込むことができません。こうした場合には、次のように売掛金を消し込むようにしましょう。

1.便宜上の売掛金口座を作成する

収納代行サービスのCSVファイルをアップロードするために、便宜上の売掛金口座を作成します。

  • [口座]→[口座を登録]→画面下部にある[資産の口座を登録]をクリックして、「売掛金口座」という口座名で登録する。
  • [設定]→[勘定科目の設定]に進み、勘定科目カテゴリーを「売上債権」に、決算書の表示名を「売掛金」に変更する。

2.収納代行サービスのCSVファイルを売掛金口座にアップロードする

作成した「売掛金口座」に収納代行サービスからダウンロードしたCSVファイルをアップロードします。

  • トップ画面の左側に並んでいる口座から、[売掛金口座]の「今すぐ明細アップロード」を選択し、CSV ファイルをアップロードする。
  • アップロード後は、売掛金口座にB社とC社の入金がそれぞれ表示されるようになる。あとは収納代行 サービスを利用していない場合と同様に、売掛金を個別に消し込んでいく。

3.まとめて入金された際に「口座振替」の処理を行う

これで収納代行サービスからの入金明細がまとめて1件で取り込まれます。
この入金明細は無視せずに、「売掛金口座」と「口座振替」の処理を行います(振替元を「売掛金口座」にし、振替先を「freee銀行口座」にする)。
収納代行サービスから手数料が差し引かれている場合には、「手数料」欄に手数料部分を入力します。
なお、2と3の作業は毎月行う必要があります。

【STEP1】~【STEP2】の会計処理を仕訳ですると……

  • 請求書を発行したとき(または売掛金を計上したとき)


    売掛金 100,000円 / 売上高 100,000円 A社
    売掛金 150,000円 / 売上高 150,000円 B社
    売掛金   50,000円 / 売上高  50,000円  C社
  • 自動で経理より消し込み処理をしたとき


    freee銀行口座 100,000円 / 売掛金 100,000円  A社
    売掛金口座  150,000円 / 売掛金  150,000円 B社
    売掛金口座    50,000円 / 売掛金  50,000円   C社
  • 収納代行サービスから手数料が引かれてB社とC社の入金がまとめて行われ「口座振替」の処理をするとき


    freee銀行口座 199,500円 / 売掛金口座 200,000円
    支払手数料    500円

【STEP3】 売掛金残高の確認

会計freeeを使ってSTEP1、STEP2の作業をしておけば、個別債権の管理ができるようになり、取引先ごとの未回収の売掛金残高が一目瞭然となります。

取引先別の売掛金をグラフで表示

[レポート]→[売掛レポート]を確認すると、取引先別の売掛金をグラフで確認できます。

いつの売掛金が未回収かを表示

右の円グラフの下には、取引先ごとに「どの段階で発生した売掛金が未回収なのか」の表が掲載されており、これは売掛金の年齢表のように利用することができます。

そのほか、決済期日が近い売掛金の一覧や、売掛金の取引先別内訳なども確認できます。
なお、会計freeeは債権管理のほかに債務管理や人事労務業務にも利用可能です。

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