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説例で学ぶ「freee活⽤講座」

「年末調整・法定調書」機能を使ってみよう!

クラウドサービスと従来のサービスの違い

Case Study

つばめ税理士事務所

つばめ税理士事務所では顧問先のフリー工業から年末調整・法定調書の仕事を請け負っていますが、毎年11月からの繁忙期は事務作業で手一杯。それに加えてマイナンバーの収集もおこなわなければならず、先が思いやられる状況です。そんなときに、“freeeシリーズ”を上手に使えば作業を効率化できるということを知りました。さて、どのように作業すればいいのでしょうか。

顧問先
会社名 フリー工業
業種 製造業
住所 東京都品川区西五反田
設立 1960年
従業員数 約100人(アルバイト含む)

つばめ税理士事務所の課題

つばめ税理士事務所の課題

それぞれのサービス内容を把握しよう!

freeeが提供しているサービスを組み合わせて利用すれば、面倒な「年末調整・法定調書」の作業も“一気通貫”で終わらせることができます。まず最初に各サービス内容からご紹介します。

“freeeシリーズ”の各サービス

私は、マイナンバー管理freee、人事労務freee、会計freee、申告freeeのサービス群を総称して“freeeシリーズ”と呼んでいます。

STEP1のマイナンバー管理freeeはマイナンバー収集や管理業務、STEP2の人事労務freeeは年末調整の作業、STEP3の会計freeeは支払調書の集計に利用する日々の記帳、STEP4の申告freeeは実際の申告書類(法定調書合計表や支払調書など)の作成・確認と電子申告をおこなうことができます。

【STEP1】 マイナンバー管理freeeを使う
→従業員から情報を収集し、会計事務所が確認する

法定調書を提出する場合にはマイナンバー情報が必要です。
顧問先の従業員に情報を入力してもらいましょう。

1.人事労務freeeからマイナンバー管理freeeに移動する 【会計事務所側の作業】

会計事務所側の作業
会計事務所側の作業
手順1 人事労務freeeを開いて[年末調整]をクリック。
手順2 [①従業員マイナンバーの管理権限を設定しましょう]にある[マイナンバー管理freeeへ]をクリック。

2.従業員を入力画面に誘導する 【会計事務所側の作業】

手順1 マイナンバー管理freeeに移動するので[従業員]をクリック。
手順2 すでに情報を収集している従業員は、[従業員アカウントステータス]が[登録完了]となっている。未登録の従業員については[招待]をクリック。
手順3 メールアドレスを入力して[招待メールを送信]をクリック。
会計事務所側の作業
会計事務所側の作業

3.従業員が情報を入力する 【顧問先従業員側の作業】

顧問先従業員側の作業
顧問先従業員側の作業
手順1 招待メールに記載されているURLリンクをクリック。
手順2 マイナンバー管理freeeの招待画面から任意のパスワードを入力して[登録する]をクリックすると、「マイナンバーの登録」画面が出てくるので、 マイナンバーの数字を入力する
手順3 [番号確認書類]と[身元確認書類]の欄からそれぞれアップロードする写真を選択して[登録する]をクリック。

なお、扶養親族がいる場合は、[配偶者と扶養親族等の情報]という欄があるので、そちらから姓名、続柄、生年月日、マイナンバーなどを入力・登録する。

あとは会計事務所が各従業員の情報を確認・管理するだけ。情報に間違いがあれば修正しておきましょう。なお、会計事務所の確認画面には顧問先従業員のマイナンバーは表示されないので、セキュリティ対策もバッチリです!

【STEP2】 人事労務freeeを使う
→年末調整の作業は人事労務freeeでおこなう

必要な情報は従業員が入力し、それらの情報に間違いがなければ申告freeeで電子申告をおこないます。

1.従業員を入力画面に誘導する 【会計事務所側の作業】

会計事務所側の作業
会計事務所側の作業
手順1 人事労務freeeを開いて[年末調整]をクリック。
手順2 [③各従業員の入力項目を確認して、年末調整を確定しましょう]から、年末調整の情報を入力してもらいたい従業員にチェックを入れる。
手順3 [チェックした従業員へ入力依頼メールを送信する]をクリック。

2.従業員情報を入力する 【顧問先従業員側の作業】

顧問先従業員側の作業
顧問先従業員側の作業
手順1 入力依頼メールに記載されているURLリンクをクリックして人事労務freeeにログインする。
手順2 [3-1社員情報を入力しましょう]の必須となっている欄に情報を入力して[保存して次のステップへ]をクリック。
手順3 扶養控除や保険料控除、住宅借入金等特別控除の申告がある場合は、それぞれ該当する欄に情報を入力して[保存して次のステップへ]をクリック。
手順4 すべての情報の入力が済んだら、[3-5内容を確認して完了しましょう]にある[年末調整を確定]をクリック。

3.従業員情報を確認する 【会計事務所側の作業】

会計事務所側の作業
会計事務所側の作業
手順1 人事労務freeeの[年末調整]に進み、[③各従業員の入力項目を確認して、年末調整を確定しましょう]にある各従業員の氏名をクリック。
手順2 [3-1社員情報を入力しましょう]にある従業員の情報を確認する。
手順3 扶養控除や保険料控除、住宅借入金等特別控除などの情報も確認する。
手順4 間違いがあった場合はそれぞれの欄を修正して[保存して次のステップへ]をクリック。
手順5 入力情報に問題がなければ電子申告をおこなう(以降の作業はSTEP4で解説)。

【STEP3】 会計freeeを使う
→支払調書を作成する前の仕込み作業は会計freeeでおこなう

会計freeeで登録した仕訳情報は自動的に申告freeeに反映・集計されますが、
そのためにやらなければならない作業について解説します。

仕訳を登録しておく 【会計事務所側の作業】

手順1 会計freeeを開いて[取引]に進み、[取引日][金額]などを入力し、[取引先]に取引先名のタグをつける。
手順2 あらかじめ支払いの勘定科目は「外注費」、源泉の勘定科目は「預り金」で登録する。これで登録した情報が自動的に申告freeeに反映・集計される(以降の作業はSTEP4で解説)。

事前に取引先の住所を会計freeeに入力しておけば、支払調書にも取引先の住所が転記されるので便利。

会計freeeにも支払調書機能はありますが、電子申告に対応していないので、支払調書は申告freeeで作成しましょう。会計freeeで支払調書に必要な仕訳を登録しておけば、申告freeeで支払調書を自動的に作成できます。
会計freeeにも支払調書機能はありますが、電子申告に対応していないので、支払調書は申告freeeで作成しましょう。会計freeeで支払調書に必要な仕訳を登録しておけば、申告freeeで支払調書を自動的に作成できます。

【STEP4】 申告freeeを使う
→電子申告の作業は申告freeeでおこなう

関連帳票(支払調書や給与支払報告書・法定調書合計表・源泉徴収票など)を確認してから、まとめて電子申告をします。

1.支払調書を作成する 【会計事務所側の作業】

手順1 申告freeeを開いて[年調・法定調書]に進み、画面左側にある[支払調書関連]をクリック。
手順2 連携対象設定が表示されるので、集計ルールを確認し、それを元に支払調書を自動作成する。
会計事務所側の作業
会計事務所側の作業

2.関連帳票の最終確認 【会計事務所側の作業】

手順1 作成した支払調書をチェックし、間違いがあった場合は必要な箇所に修正を入れる。
手順2 画面左側にある[源泉徴収票等]をクリックし、表示された源泉徴収票などをチェックする。
手順3 間違いがあった場合は人事労務freeeに戻って修正する。

年末調整の関連帳票の修正は人事労務freeeでおこないますが、支払調書については申告freeeで修正できます。

3.電子申告をおこなう 【会計事務所側の作業】

手順1 申告freeeの[電子申告]をクリックして送信チェックをおこなう。
手順2 エラーが出なければ送信準備完了となるので、送信ボタンを押す。
手順3 Windowsアプリが立ち上がるので、ICカードリーダーをPCに接続し、税理士カードで電子署名をおこない送信する。
手順4 申告freee内で受信完了通知を確認できるので、それがメッセージボックスに届いたら無事完了。顧問先に報告する。
今後も会計事務所の税務申告業務をさらに効率化させて、業務の標準化に貢献できるよう引き続き開発してまいります!

説例で学ぶ「freee活⽤講座」一覧

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2017.11.06 もっと読む
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申告freeeを使いこなそう

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東京都品川区に本社を構える「つばめソフト」は、創業して2年の IT 企業。
今は営業に力を入れて会社を成長させている最中です。さて、この会社の申告書の作成方法は......?

2017.05.17 もっと読む