説例で学ぶ「freee活⽤講座」

「連続取引登録」機能を使ってみよう!

クラウドサービスと従来のサービスの違い

Case Study

つばめ税理士事務所

自計先と記帳代行先が半々というつばめ税理士事務所。志を持って独立開業しましたが、大量に届くレシート類の記帳作業にいよいよ心が折れそうになっていたところ、タイミングよく「連続取引登録」について小耳に挟みました。さて、どんな導入の仕方があり、作業の流れはどうなっているのでしょうか。

会社名 つばめ税理士事務所
住所 東京都品川区西五反田
設立 2015年4月1日
従業員数 所長1人

つばめ税理士事務所の課題

つばめ税理士事務所の課題

【STEP1】 スキャナ選び

スキャンをすると紙を預からなくて済むので、管理コストや作業場所の制約を無くせます

各シーンに一番適したスキャナは?

入力作業、取引内容の確認、時間の有効活用、ファイリング……
諸々の悩みを解決したいなら、まずは証憑をデータ化しましょう。
証憑回収のパターンに合ったベストなスキャナをご紹介します。

3パターンのおすすめ方法

1.郵送/来所時回収

顧問先が来所時に証憑を持ってきたり、証憑が郵送される場合には、据え置き型のスキャナ(オススメは下表のKodak i2900)で効率的に取り込みましょう。

2.訪問回収

顧問先への訪問時に回収されている場合には、持ち運びしやすいハンディスキャナ(オススメは下表のPFU ScanSnap ix100)で、いつでもどこでも取り込みましょう。

3.顧問先の協力が得られる

顧問先に協力してもらえる場合には、スキャナで取り込んでもらうか、会計freeeのスマホアプリ(App StoreかGoogle Playで入手可)から証憑を撮影してもらいましょう。

スキャンのメリット

【STEP2】 データ化

証憑を画像データにする

前ページの各ケースに合わせて、実際に証憑をスキャン/撮影してみましょう。画像データにしたら、あとはfreeeのファイルボックスにデータを入れれば準備は完了。

スキャナを使う場合

1.証憑をスキャンする

手順1-1 スキャナを有線、またはWi-FiでPCと接続します。
手順1-2 データ形式を任意に設定します(推奨はJPEG)。
手順1-3 証憑を整えてスキャンします。

*詳しい手引書は下記からダウンロードできます。
⇒http://goo.gl/72M7rC

2. freeeのファイルボックスに入れる

freeeのファイルボックスに入れる
freeeのファイルボックスに入れる

手順2-1 freeeにログインします。
手順2-2 [取引]→[ファイルボックス]を選択します。
手順2-3 PC上の画像データをドラッグ&ドロップすれば、freeeへの取り込みは完了です。

写メで撮る場合

手順1 会計freeeのスマホアプリをダウンロードします。
手順2 ログイン後、アップロードボタンを選択します。
手順3 証憑を撮影すれば、freeeへの取り込みは完了です。

【STEP3】 記 帳

連続取引登録で記帳を半自動化

取り込んだ証憑の画像データから記帳作業をおこないましょう。証憑画像と仕訳の内容をfreeeが記憶していくので、この機能を使えば使うほど記帳の半自動化を進められます。

下準備→取引の雛型を作成する

連続取引登録は、画像データを取り込まなくても現預金の出納帳としても使えます
連続取引登録は、画像データを取り込まなくても現預金の出納帳としても使えます

[設定]→[取引テンプレートの設定]から、事前に仕訳の雛型(従来ソフトの仕訳辞書/伝票辞書に該当)を作成しておきます。入力画面で選択しやすくするために、テンプレート名の頭に使い慣れた辞書コードを入れておくと入力がスムーズです(「勘定科目コード+連番」等がオススメです)。

《例》
例えばタクシー代の場合、「交通費:タクシー」というテンプレートを作り、勘定科目に「旅費交通費」、品目に「タクシー代」と登録します。このように特定の取引について毎回同じ内容を入力する項目を事前に登録してしまうことで、以降の入力を省略する準備が完了します。

日付と金額が読み込まれているのを確認
日付と金額が読み込まれているのを確認

1. 日付と金額が読み込まれているのを確認

[取引]→[連続取引登録]を開くと、画面最下部に取り込んだ画像データが一覧で並んでいるので、そのどれか1つをクリックすると入力項目の下部に選択した画像データが拡大されて表示されます。その際に日付と金額がOCR推測されるので、まずは日付と金額が合っているかチェックしましょう。

下準備で設定したテンプレートを入力
下準備で設定したテンプレートを入力

2. 下準備で設定したテンプレートを入力

日付と金額を確認したら、次はテンプレートを選択します。テンプレート名の頭に付けたコードを入力すると候補が絞られるので、該当のテンプレートを選択すれば事前に登録した勘定科目・取引先・品目・部門・メモ・備考が入力されます。内容に問題がなければ、Enterキーで登録完了。次の証憑データに移りましょう。

理想形

連続取引登録では、freeeが証憑画像から読み取った電話番号と入力した仕訳情報を紐付けて記憶してくれるので、2回目以降は全項目が推測された状態になります。使い込んで自動化を進めていきましょう。

freeeが自動的に覚えてくれるので、どんどん便利になります!
freeeが自動的に覚えてくれるので、どんどん便利になります!

説例で学ぶ「freee活⽤講座」一覧

「年末調整・法定調書」機能を使ってみよう!

「年末調整・法定調書」機能を使ってみよう!

つばめ税理士事務所では顧問先のフリー工業から年末調整・法定調書の仕事を請け負っていますが、毎年11月からの繁忙期は事務作業で手一杯。それに加えてマイナンバーの収集もおこなわなければならず、先が思いやられる状況です。そんなときに、“freeeシリーズ”を上手に使えば作業を効率化できるということを知りました。さて、どのように作業すればいいのでしょうか。

2017.11.06 もっと読む
「連続取引登録」機能を使ってみよう!

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2017.08.01 もっと読む
申告freeeを使いこなそう

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東京都品川区に本社を構える「つばめソフト」は、創業して2年の IT 企業。
今は営業に力を入れて会社を成長させている最中です。さて、この会社の申告書の作成方法は......?

2017.05.17 もっと読む