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会計freeeの特長

口座も補助科目?freeeの補助科目の便利な使い方

口座も補助科目?freeeの補助科目の便利な使い方

freeeには補助科目が設定できない?

freeeにはいわゆる補助科目と全く同じものはありません。
しかし、同じことを再現でき、さらにより便利に使えるようになる「タグ」機能はあります。

「freeeで補助科目に相当する設定をする方法は、勘定科目によって2通りある

①

①「口座」は補助科目の一種です。現金、預金等は、「口座」に登録して独立した科目として設定します。
すなわち、預金口座の場合、普通預金の補助科目として、「**銀行**支店」の「口座番号***」という補助科目を設定した事になります。
“A事業所用小口現金口座”のように設定すれば、現金の補助科目として「A事業所用の小口現金」という補助科目が設定されている事になります。
そして、「口座」に登録することで単なる補助科目以上の機能を使えるようにしてあります。

②

②それ以外の勘定科目に関しては、個々の科目に補助科目を設定するのではなく、補助情報となるタグ(「取引先」「品目」「部門」「メモタグ」)をあらかじめ設定しておいて、勘定科目とタグを紐付ける形で設定します。
具体的には、取引登録(記帳)時に「取引先」「品目」「部門」「メモタグ」を入力すると、その取引仕訳に登場した勘定科目にその情報が紐づけられて、その切り口での集計ができるようになります。なお、より従来の補助科目と同様になるように補助情報を設定したい場合は、勘定科目ごとに利用する「取引先」等の補助情報を紐付けることで再現が可能です。
ただし、決済取引の相手勘定となる「口座」と、未決済取引の相手勘定となる売掛金等の債権債務勘定には、「取引先」情報だけが紐付く仕様になっています。

※「口座」はすでに補助科目単位で設定されているため、タグを利用することはありません。
※売掛金等の未決済勘定科目も「品目」別や「部門」別の集計・管理は残念ながらできません。変わりに、「決済期日」情報が登録できるため、債権債務の管理において、単に取引先別の残高を把握するだけでなく、期日別の決済予定を管理できるため回収や支払い漏れを防止したり、資金繰り管理に活用したりすることが可能になっています。

freee流補助科目「タグ」の3つのメリット

1.)freeeの補助情報は、勘定科目横断で利用できます。そのため、各勘定科目ごとに同じ補助科目を登録する手間が不要になり、便利です。

2.)いちいち貸方借方双方で該当する補助科目を選択する必要がないので、取引登録(記帳)時の手間も減って便利です。

3.)一つの勘定科目に複数の補助科目を設定できるようになります。これにより詳細で有効な管理や分析を行うことができるようになります。
一般的に補助科目は勘定科目ごとに ”1種類の切り口のみ”で設定されるのに対して、freeeでは一つの取引に複数の補助情報を同時に設定できます。

つまり…
➡一般的な補助科目を設定することもできる。
➡それ以上に詳細な設定もすることができる。すなわち取引に関するより多くの情報を利用できるようになるので、会計情報をより意味のあるものにできる可能性がある。

例えば、売上を例にとると、「いつ、いくらで、掛けで」販売したという情報があれば仕訳は計上できます。
しかし、「誰が(部門)、いつ、誰に(取引先)、何を(品目)、いくらで、掛けで、決済期日はいつで、このプロジェクトに関連して(メモタグ)、・・・」販売した、といったより多くの情報が登録されていれば、いろいろな目的に利用できる会計情報が手に入ることになります。

使用例①.
11/1に、CFO株式会社からポスターの発注された。売上は50万円で、1ヶ月後に手形で回収する予定。

・取引先:CFO株式会社
・品目:ポスター製作
・決済期日:11/1
・備考:手形回収予定

freee流補助科目「タグ」の3つのメリット

使用例②.
12/20にABCスーパーマーケットで制作部の忘年会用に10万円分の食品を購入した。

・取引先:ABCスーパーマーケット
・品目:社内交際費(有税)
・部門:制作部
・メモタグ:忘年会
・備考:25人参加(一人当たり4,000円)、11/15付稟議No.12345にて承認取得済み

なぜ一つの勘定科目に複数の補助科目を設定できると、情報の有用性が上がるのか?

そもそも、補助科目は特定の目的を持って勘定科目の内訳を設定することで、当該目的を達成するための詳細情報を得るために設定するものです。
つまり、1種類しか補助科目を設定できない従来の会計ソフトの場合、複数ある目的の中から最も重要と考えられる一つの目的に絞って、逆に言えば他の目的を諦めた管理しかできなかったと言えます。
結果、経理の現場で何が起きたかというと、excel等で会計ソフトとは別に管理シートを作成したり、販売管理ソフトを導入するなど、同じ情報を何度も重複して入力して、バラバラに管理して、また付き合わせて、という不効率な管理・分析が行われてきました。
一つの取引に複数の補助情報を付加できるfreeeを使えば、複数の切り口で管理・分析ができるようになれば、freeeだけを使って一回だけの入力で、必要な複数種類の情報が手に入るようになります。

なぜ一つの勘定科目に複数の補助科目を設定できると、情報の有用性が上がるのか?

ただし、目的なく補助科目を利用しても、誰も管理・分析しないのであれば入力の手間が増えるだけなので、目的を明確にする必要があります。
更に、運用ルールを規定せずに担当者の任意で入力してしまったり、各担当者で違う基準で入力してしまっても、意味のない結果しか得られず、管理分析には利用できないので運用ルールを決めて徹底することも必要です。
目的や運用ルールをちゃんと設計して、これまで以上に有用な情報を効率的に利用できるfreeeの世界を楽しんでください。

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クラウドサービスの特長

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クラウドって何?

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