会計freeeの特長

クラウドサービスの特長

クラウドサービスと従来のサービスの違い

一般論

クラウドサービスは、従来は利用者が手元のコンピュータで利用していたデータやソフトウェアを、ネットワーク経由で、サービスとして利用者に提供するものです。利用者側が最低限の環境(PCや携帯情報端末などのクライアント、その上で動くWebブラウザ、インターネット接続環境など)を用意することで、どの端末からでも、さまざまなサービスを利用することができます。

これまで、利用者はコンピュータのハードウェア、ソフトウェア、データなどを、自身で保有・管理し利用していました。しかしクラウドサービスを利用することで、これまで機材の購入やシステムの構築、管理などにかかるとされていたさまざまな手間や時間の削減をはじめとして、業務の効率化やコストダウンを図れるというメリットがあります。(中略)

クラウドサービスは、企業が情報資産を管理する手段として急速に普及しています。また、個人が利用するインターネット上のさまざまなサービスが、意識するかどうかにかかわらず、クラウドサービス上で稼働するようになっています。
クラウドサービスを利用する場合には、データがクラウドサービス事業者側のサーバに保管されているということ、インターネットを介してデータなどがやりとりされることなどから、十分な情報セキュリティ対策が施されたクラウドサービスの選択が重要であるということを理解した上で利用することが大切です。
(以上出典:http://www.soumu.go.jp/main_sosiki/joho_tsusin/security/basic/service/13.html)

会計ソフトの場合

該当のソフトをインストール

会計ソフトを例にすると、従来であれば、ハードとして専用機や指定スペックのPCを購入し、該当のソフトをインストールする必要がありました。
会計事務所でも自計化先でも利用したい場合、それぞれでハード、ソフトを用意し、利用する体制を構築する必要がありました。税制改正を代表に、毎年のようにバージョンアップが必要な代表格である会計ソフトですが、従来型ではその都度バージョンアップ用の更新ソフトを取得・購入し、更新作業をする必要もありました。

また、重要なデータは全てハードに保管されているので、ハードの故障や盗難防止等の安全管理措置が必須です。さらに火災等でハードが滅失した時に備え、定期的にバックアップをとることも必須で、当該バックアップ媒体が同一の場所に存在しては意味がないので別の保管場所を用意する保管コストもかかります。バックアップの頻度をこまめにすればするほど、その物理的な移動コストも嵩む状況でした。更には、会計事務所と自計化先が双方で利用する場合、データの不整合を起こさないための運用ルールを設定が必要です。

例えば月中は会計事務所は一切データに触らない、月末に顧問先からデータを受け取ったらそれ以降は顧問先は一切データに触らない、月締めが終わったらデータを顧問先に返し再び会計事務所は一切触らない、等。ルールを守らずにバラバラに入力して、せっかく入力したデータが受け渡し時に上書きされて消えてしまった、なんて悲劇もありました。加えて、その場合データのやり取りをどのように行うかも慎重に検討しなければいけません。

USB等の記憶媒体

仮にUSB等の記憶媒体で運搬し、途中で落としてしまったらどうするのか?監査法人がこの方法でクライアントとデータのやり取りをしていた頃、紛失と懲戒の事例が毎年何件も起きていました。それでは、メールでやり取りするのは安全か?一時期、迷信として流行った方法に、ファイルをパスワードで暗号化してメール送付し、当該パスワードを別メールにて送付する方法。何の効果もないことが明確に指摘されているにも関わらず、未だにこの方法で重要データをやり取りしている例が散見されますが非常に危険な行為です。

一方で、クラウド会計ソフトを利用する場合、上記問題の多くを解決することができます。
ハードに関して言うと、インターネットを使える環境であればおおよそ問題がないと言えます。例えば一定以上の通信速度等の従来にはない要件がありますが、日常的にインターネットを利用する環境があれば追加コストをかけずに利用を開始できます。面倒なバージョンアップ作業も自動で行われるので、更新を意識すること自体がなくなります。

重要なデータは全てクラウド上にあるので、不用意に自身のPC上にデータをダウンロード等していなければ、仮に不測の事態が起きてもデータは安全に守られます。freeeをはじめとする適切なサービスを選択すればバックアップ等も適切に行われ安心です。また、クラウド上にあるデータは常に最新の状態が維持されるため、事務所と顧問先双方が同時に作業をしたとしても両方の入力がちゃんと反映されます。

データはクラウド上に保管され、双方が確認できるので、バックアップやデータの受け渡しのために危険なデータ移動をする必要も無くなります。仮に関連データの受け渡しが必要になった場合でも、物理的に運搬するよりもfreeeのデータ受け渡し機能のようなクラウドを介したやり取りの方が安全性は高いと考えられます。

クラウドサービスだから今まで以上に注意すべきこと

IDとパスワード

もちろん、上記総務省の指摘にあるように信用できるサービスを選択する必要があることに加え、「 IDとパスワードを他人に知られないようにしなければならない 」と言う新しい安全管理措置は必須なので、危機管理をしなくて良くなるわけではない点は要注意です。PCにIDとパスワードを書いた付箋を貼っておく等は論外。利用文字種が少ない、文字数が短い等リスクの高いパスワードを設定したり、有象無象のサイトで同一のID-パスワードの組み合わせを使う、等も危険です。

excelやスマホのメモ機能に入力しておく方もいますが、暗号化せずに該当のサービスとIDとパスワードを一緒に書いていたらハッキング等された時に危険です。IDとパスワードを別々に記入したメモ紙を違う場所に保管しておくのは悪くない手ですが、いざ忘れてそのメモを取りに行くのが大変で業務に支障が出ることも。この解決にクラウドサービス(信用できるパスワード管理ツール)を利用するのも一つの手かもしれません。

クラウドサービスなら新しい働き方が可能になる

クラウドサービス利用のメリットはたくさんあります。その中の一つに「多様な働き方を許容できるようになる」というものがあります。
例えば従来のサービスで在宅ワークを認めようと思っても、在宅者の居宅に必要なハードを用意したり、盗難や災害等への対策を強いなければいけなかったりと非現実的でした。でも、クラウドサービスを利用すれば必要なのはノートPCとネット環境だけ。ぐっとハードルが下がります。

新しい働き方

また、スマホのアプリでも使えるので、電車での移動中に簡単な作業は済ませてしまうことも可能になり、会計事務所の労働時間を増やす要因の一つである移動時間も生産的な時間に変えることができるかも。
ネット環境さえあれば働く場所を問わないので、活動拠点の中心を海外やリゾートに移すことも可能かもしれません。

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クラウドサービスの特長

クラウドサービスの特長

クラウドサービスは、従来は利用者が手元のコンピュータで利用していたデータやソフトウェアを、ネットワーク経由で、サービスとして利用者に提供するものです。利用者側が最低限の環境(PCや携帯情報端末などのクライアント、その上で動くWebブラウザ、インターネット接続環境など)を用意することで、どの端末からでも、さまざまなサービスを利用することができます。

2017.11.15 もっと読む
クラウドって何?

クラウドって何?

「クラウド(cloud = 雲)」という言葉、最近はインターネットやニュースだけでなく、テレビCMでもカジュアルに使われるようになりました。会計事務所の方は「マイナンバー対策クラウドで」というDMや広告を見たことがあるという方も多いと思います。一方、クラウドに対して、どんな特徴があるのか分かっていなかったり、何となく不安を抱いていたりしませんか?

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