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会計事務所にオススメ!クラウドサービス6選

クラウドサービスと従来のサービスの違い

会計事務所はどんなクラウドサービスを使えば便利でしょうか?freee社員に、普段使っているなかから会計事務所業務に役立ちそうなオススメサービスを聞いてみました。

①日常業務をクラウド化「G Suite」

オフィスアプリケーションから始める業務のクラウド化

会計事務所業務のクラウド化にあたって、会計ソフトをクラウド(freee)に変える以外で、一番簡単で効果が大きいと思われるのが、日々使っているExcelやWordなどのオフィスアプリケーションをGoogleのスプレッドシートやドキュメントに置き換えることです。

若干の機能差に慣れるまでは少し戸惑うかもしれませんが、単独で使う分には優劣はほとんどありません。使えば使うほど、クラウドならではのよさが仕事のしやすさにつながっていきます。

チームやクライアントとの共同作業がスムーズになる

スタッフが作成したシートや書類をリーダーがチェックし、修正や追加作業の指示をコメントしてスタッフに戻す。一部の作業を他のスタッフに頼む。またリーダーに戻す。そんな作業をしているうちに最新のファイルがわからなくなったり、同時に作業して中身が似て非なるシートが何種類もできてしまう。それを防ぐために誰が作業するか声掛けし合うというアナログな対応が必要でした。しかしクラウドなら、全員が同じ最新のファイルを共有しているので、そんな手間は不要となります。個人別にメンションも飛ばせるので、同時に複数のスタッフに作業を指示するのも簡単です。

会議の議事録作成にオススメ

freeeでは会議をする場合、誰か一人が代表して議事録を取るということはありません。参加者全員が同じドキュメントファイルを開いて、会話に参加していない任意の者が内容を書き込んでいきます。議論が白熱しても何人かで補い合えば聞き逃しもなくなります。当然、話者もそれを見ているので、きちんと趣旨が伝わっているか確認したり、その場で訂正や捕捉を書き込んだりすることもできます。同時に内容ごとにタイトルを付けて、構造化してしまえば議論の整理にもなり、会議終わりには全員の共通認識がクリアな状態ですぐに行動に移せる生産性の高い会議が可能になります。

freee アカウントを持っていれば、通常よりもお得な特別価格で提供が可能です。フォームに必要事項を記入してお問い合わせください。


②移動時間を節約、働き方改革にも貢献「ウェブ会議」

その打ち合わせは本当に集まってやる必要があるか?

会計事務所の採算を考える際に、悩ましいのが移動時間のコストと会議の時間です。とはいえ、クライアントとの打ち合わせや定例のチームミーティングだけでなく、作業指示やレビュー結果のフィードバックなど、メールでは済ませられないが、電話では伝えきれないといった業務は多いでしょう。しかし毎回、移動を考慮した効率的なスケジュール調整に頭を悩ませたり、会議室が取れなくて困ったり、在宅勤務の人がいたりと、全員を同じ場所に集めるのは大変です。遠隔にいながら、実際に顔を合わせたようにコミュニケーションできるウェブ会議で、代替してもよいものはないでしょうか。

準備のハードルが下がり、画質や音声の質はよくなった

最近のウェブ会議システムは、会議主催者が指定したURLをクリックするだけでOK。設定などの準備が要らないので、PC操作が苦手な人でも簡単に参加できます。スマホやタブレットからも参加できるので、電車やタクシーで移動中でも会議に参加可能です。

また、昔のようにひんぱんに接続が切れて会話の進行に支障をきたすようなこともほとんどありませんし、画質や音声の質もよくなり、相手の表情や細かなニュアンスもわかるようになったので、会っているときとそれほど変わらないようなコミュニケーションが可能になります。過去に不便な思いをした方も、今一度トライしてみてもよいかもしれません。

「やって見せる」が遠隔でできる!伝わる力が格段に上がる画面共有

もう1つの特徴として、ただ単に相手の顔を見て会話ができるようになるだけでなく、自分のPC画面をそのまま相手と共有することができます。なので、freeeの操作方法を説明する際などに、実際にやっている様子を見せながら教えることもできるし、反対にクライアントの操作を見せてもらいながら指示を出すことも可能です。実際に横に座っているのと同じように、もしくはそれ以上に伝わりやすく指導することができます。

ちなみに、freee社員がよく使っているサービスは、G Suiteに含まれるMeetやZoomなどです。

③ペーパーレス化を推進、印紙税の節約にも「電子契約」

紙文化は百害あって一利なし?

紙の契約書のやり取りは時間がかかるものです。契約内容で合意したら、プリントアウトして2部製本し、捺印、印紙を貼付して郵送。相手も捺印して1部を返送――こうしたすべての工程を終えるのに1~2週間かかることも珍しくはありません。内容確認や押印の決済を取るために原本を回覧したりすればもっと時間がかかるし、誰かの机の上で滞留していつまでたっても返ってこないといった悲劇も……。印紙代や郵送費などのコストがかかるというデメリットもあります。

紙の場合は作成後も不便です。まず、保管スペースを確保しなければなりません。しかし、基本契約書のように普段使わないものを倉庫送りにしていると、いざ内容を確認したいときに探すのが大変です。整理するためにラベルを貼ったり、管理簿を作ったりするのも手間です。結局、わざわざスキャンして再データ化したPDFが重宝されます。また、印紙税の税務調査で嫌な思いをした方も多いのではないでしょうか。

クラウド上で署名・捺印できる

電子契約サービスとは、どんな文書でもクラウド上で署名・捺印できるシステムです。契約書はもちろんのこと、受発注書などの文書にも使用できます。

利用の手順は非常にシンプルです。契約内容について合意した文書をPDF形式でアップロードし、署名・捺印が必要な箇所を指定。相手にお知らせメールが送信され、クラウド上で署名・押印する――手順はこれだけなので、スピーディで手間も少なく簡単です。回覧ルートも指定でき、チェックの進捗も見える化されるので、統制と効率を両立できます。

また、署名・捺印した文書はすべてクラウド上で一元管理できるため、保管の手間がなく、検索すればいつでも見ることができます。当然、印紙税も不要です。

会計事務所の信用がペーパレス化促進のカギ

とはいえ、今まで紙、判子、印紙で信用を担保してきた経営者の方々は、「本当に大丈夫か? いざというとき無効とされないか?」と不安を感じるでしょう。世界で2億超のユーザーがいるDocusignは、弁護士がお客様との契約に使い始めて利用が大きく広まったそうです。利用に踏み切れない経営者の背中を押す信頼と安心を提供するのは、日本では会計事務所の役割ではないでしょうか。

④チームの成果を最大化「プロジェクト管理」

チームの力を最大化するそのためのタスク管理

プロジェクトをマネジメントするタスク管理にはいくつかの壁があります。管理シートの準備に多くの時間を取られるわりに、思ったほど使い勝手はよくない。シートにいちいち進捗を報告・入力させる必要があり、管理のための管理が必要になる。せっかくシートを埋めても、見える化できなければ、遅れの有無もやボトルネックとなる課題もよくわからないままです。

結局は、リーダーが頭の中で管理することになり、分業やフォローもできず、うまくチームが機能しません。指示が後手後手でいつも慌ただしく、チームが疲弊してギスギスしていきます。

計画と実行をワンストップで

本誌制作チームが利用するBacklogは、グループチャットのコミュニケーションのしやすさと、フォルダのように階層化したタスクの整理が両立できるので、企画から配布完了まで幅広いタスクを同時並行で進めるのに重宝しています。 プロジェクトでやるべきことを、課題(タスク)に因数分解し、タスクごとに担当を割り振れば、各タスクがそのまま作業指示書になり、相談チャットや報告書の役割も兼ねる。カテゴリー機能でモジュール別に課題を整理できるので、作業設計もやりやすいし、子課題を設定できるので、作業の途中で見えてきた詳細タスクの分割や担当再設定など、設計の見直しも容易。進捗状況が色で示されるので、遅れている担当者のタスクに早めに対処するというリカバリもスムーズ。期限をきちんと設定すれば、自動でガントチャートも作成されるので、全体像の把握も直感的にできます。

年間作業スケジュールを立てつつ、検出事項に応じてやることを修正しながら、1つずつタスクを潰し、チームでクライアントに価値を届ける会計事務所の業務管理に有効なツールとなるでしょう。

共有で、柔軟かつ強固なチームに

作業の全体像、誰が何をやっているか、どこに問題が発生しているかが、共有で見える化されているので、リーダーとスタッフ、スタッフ間のコミュニケーションが円滑になり、自発的・能動的なサポートも生まれる。一体となって動けるチーム作りに役立つでしょう。

⑤作業時間の見える化から始める業務改善「タイムトラッキング」

PDCAの「C」のための時間管理

前頁のプロジェクト管理で、PDCAの「Plan」や「Do」は管理できますが、走り切った満足感で「Check」をおろそかにしては次につながりません。どの業務にどれだけ時間がかかったのかが見える化できれば、より精度の高い計画も立てられるし、見積もりに反映させて採算の改善にもつなげることができます。

こうした作業時間を管理するのに真っ先に思い浮かぶのがスケジュール管理ツールです。たとえば、アナログの手帳やGoogleカレンダーなどは、作業計画をスケジュールに落とし込んで実行を促す「Do」には有用ですが、すべてのタスクが必ずしも予定通りに進むとは限りません。リスケしたり、残業でカバーしたりと「Do」に手一杯となり、実際に何時間かかったのかを把握し、「計画の見積もりが甘かったのか?」「イレギュラーが起きたのか?」などの振り返りはおろそかになりがちです。

簡単だからこそ実現可能

意味があるとわかっていても、記録作業が面倒くさければ、誰もきちんと記録してはくれないでしょう。Toggleというサービスが便利なのは、作業を始める前にタスク名を入力して、スタートとストップボタンを押すだけという点。一度使ったタスクは入力も不要です。スマホアプリ利用で記録を付けている負担感はほぼなし。

押し忘れてもあとで修正できるので問題ありません。正確性よりも継続することに意味があるので、ある程度ざっくりでよいと割り切り、負担感や義務感を感じさせないのが大事です(タイムチャージも最後に調整するわけですから)。

チーム×レポートでクイックな改善を

時間計測の目的が生産性の向上なら、データがたまってからゆっくり分析するよりも、クイックに課題を抽出して改善を試していくのがイマドキの手法です。チームで記録して、レポートで簡単な比較をすれば、アイドルタイムが多い人に仕事を再分配したり、皆が少しずつやっていて不効率になっている作業を誰かにまとめてやってもらうといった改善がクイックにできるかもしれません。

⑥クラウド完結だからこその課題もクラウドで解決「ID・パスワード一括管理」

IDとパスワードがどんどん増えていく……

便利なクラウドサービスを利用すればするほど、悩みの種になるのがIDとPWの管理です。 サービスごとに大文字・小文字を分ける、記号を入れる、少しずつルールが違うと同じものにも統一できない、変更を要求される時期もバラバラ——こういった事情で、いつの間にか何種類ものIDとPWを覚えなければならなくなります。紙などにメモすれば忘れはしませんが、紛失など、セキュリティに不安が残ります。PWを変更した際に、メモを書き換え忘れて、さらに混乱することもあるでしょう。

そこで重宝するのが、ユーザーが登録したすべてのアプリケーションにワンクリックでアクセスできるようになるサービスです。さまざまなサービスへのログイン情報まとめてくれるので、覚える必要のあるIDとPWは1つだけで済み、各サービスへのアクセスがスムーズになります。

セキュリティ強化と利便性を両立させる有効な手段

セキュリティを強化するという観点からは、ID、PWに加え、ワンタイムパスワードを利用するなど、ログイン条件を厳しくする手段があります。しかし、利用するサービスごとにその手間が必要となったら利便性は絶望的です。

しかし、たとえば、このサービスの1つであるOneloginと二段階認証用のGoogle Authenticatorを組み合わせて使えば、Oneloginへのログイン時にセキュリティを強化しつつ、Oneloginに登録したサービスはログイン手続きなしで使えるようになるので、セキュリティ強化と利便性の両立が可能となります。

従来トレードオフと考えられてきたニーズの両立が、テクノロジーの力で可能になるわかりやすい例ではないでしょうか。

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