業界を変える技術トレンド 最新Techレポート

クラウド完結型の「業務フロー」構築の極意 STEP 3

クラウドサービスと従来のサービスの違い

STEP 3:フィット&ギャップ分析で強い組織に変えていこう

強い組織になるためには、既存の業務プロセスをそのままクラウド化すればよいというわけではありません。重要なのは、「何」を「どう」したいのかを見極めて改善設計すること。それに最適なのがフィット&ギャップ分析なのです。

クラウド化を進めて後悔するケースとは?

クラウド化を進めるときに一番失敗しがちなのが、便利な機能にばかり目が行って見切り発車で導入したものの、実際の業務フローと噛み合わず、結局使えなかった……というもの。よくあるのが、「クラウド会計ソフトっていいよ!」と聞いてきた社長さんが、自社にとってのよさとは何なのか、それを使って自社で何をやりたいのかを考えないまま導入してしまい、あとで「思ったほど便利じゃなかった」「このソフトでできることとやりたいことが違った」と後悔するケースです。本来はすごく便利に使えるはずなのに、こんな結末になってしまっては残念ですよね。

とくにfreeeは記帳業務だけでなく、請求書発行や人事労務など他の領域にも踏み込んでERPとして使えるソフトですから、ただ会計ソフトをfreeeに変えたというだけでは、機能を十分に活かすことはできません。業務フローや他のソフトとの連携を整え、経理部だけでなく他部署の担当者にも入力をお願いし、皆さまにfreeeの特徴をお伝えし、今までよりも便利に使っていただく必要があります。

そのため、freeeが導入支援をおこなうときは、フィット&ギャップ分析を取り入れたコンサルティングを実施しています。フィット&ギャップ分析とは、ソフトが備える機能とユーザー側の業務を見比べ、適合(フィット)する部分と乖離(ギャップ)する部分を調べること。

たとえば、freeeを導入する場合、「それをできるようにするには現場の方にも作業してもらわなくてはいけない」とか、「今までより多くの情報が見られるようになる分、見られなくなる情報も出てくる」といったギャップが生まれます。そのギャップをしっかり定義して、それでOKなのか、あるいは譲れない箇所があるのかを埋めていく。理想と現実のギャップを埋め、最終的な着地点を示すのがフィット&ギャップ分析です。

一番大切なのは1にも2にもヒアリング!

フィット&ギャップ分析でもっとも大切なのが、「要件定義」です。経営者にヒアリングして、現状の仕組みにどんな課題があり、どう解決したいのかを明確にする。これをないがしろにすると、システムに都合がいいように導入を進めてしまい、「結局、やりたかったことって何だったっけ?」となりがちなのです。

また、課題や要望がたくさん生じている場合には、相互の因果関係を考慮し、優先して取り組むべき重要課題を特定するのも重要。そして、できることとできないことをはっきりさせ、できないことに関しては、導入そのものを見送る、別のシステムとの連携で解決できないか検討する、現状の仕組みのままでもっと使いやすい手法に整理するなど、状況に応じた方策を提示します。

要件定義ができたら、従業員にもヒアリングをおこない、取引の発生から終点までの現状の業務フローを洗い出します。freeeでは「既存会計業務」「既存債権管理業務」「既存債務管理業務」の3つの軸で話を聞き、どんな流れでビジネスをしているのか、どんな顧客管理システムを使っているのか、受注の際はどういうやり取りをして、取引件数は何件かといったことを細かく聞きつつ、全体像を把握します。

ここまで来たら、目標と課題が明確になっているはず。いよいよシステム導入後の「新」業務フローの策定です。導入する前と後で、「作業がこう変わる」というのを示し、同意が得られたら、具体的な導入支援に入ります。

freeeでは、上手に使いこなしていただくため、独自の機能である「タグ」や「稟議ワークフロー機能」は設計からアドバイスします。じつはここまでのヒアリングでクライアントの経理業務や現場の作業の流れなどを把握できているので、クライアントがもっとも使いやすいようにfreeeを設計するのは難しくはありません。操作の仕方などは、最初に研修をおこなって、あとは質問を受ける形にして、試験運用に入っていき、必要に応じてサポートしていきます。

最近は、こうした提案を強みにしている認定アドバイザーの先生方がどんどん増えてきています。導入支援は、経営者と従業員、会計事務所とfreeeなど、みんなで協力して作り上げていくもの。お互いに達成したい目標を共有してクラウド化を進められれば、経営者の理想に向けた企業・組織の強化ができるはずです。

freee導入実践編

実際に、freeeがフィット&ギャップ分析を用いてどのように導入支援をしているか、担当者に仮想ケーススタディを用意してもらいました。

フィット&ギャップ分析のための4つの心得

最後に、フィット&ギャップ分析をするのに役立つちょっとしたポイントをご紹介。これを心がけるだけでも、導入支援は格段にやりやすくなるはずです。

心得1:導入支援は「子ども部屋の模様替え」と同じ!

子ども部屋がいつも散らかっていて使いにくいとしたら、みなさんはどうしますか? もっと使いやすい部屋にするために模様替えをしますよね。そのときは行き当たりばったりに家具を動かさず、ちゃんと計画するでしょう。そして、当の子どもにもいろんな要望を聞くはずです。でも、それにすべて応えてあげたくても、部屋の広さは決まっているし、手持ちの家具もある。子どもの要求が本当にやりたいことを叶える一番良い方法ではないかも。そもそもぐっすり寝られて、宿題に集中できる環境がマストです。お母さんは子どもの要望をいったん持ち帰り、一番理想的な間取り図を考え、「ここはあなたの要望を取り入れよう」「これはあきらめてね」と理想と現実のギャップを刷り合わせます。そうやって間取り図ができたら、あとは実際に手を動かすだけ。導入支援も同じで、やはり一番大切なのはみんなが喜ぶように設計図を作ること。

心得2:事前準備の書類は「前工程」のものからもらう

フィット&ギャップ分析の成否を左右するのが、経営者・従業員へのヒアリング。会計事務所は普段、会計に関わっているから、業種や業務を深く理解できており、ヒアリングもさほど大変ではないでしょう。でも、1つだけポイントがあります。それは、普段クライアントさんからもらっている最終工程の書類やデータだけでなく、その前工程のものも含め、取引に関する「すべて」のデータを用意してもらうこと。そして、経理部長や担当者だけでなく、実際にそれを触っている人にもヒアリングさせてもらいます。取引の発生から終点までをしつこく追いかける――会計を軸に業務プロセス全体を俯瞰して支援できるのが、会計事務所の強みになります。

心得3:「業務の全貌を解明する」という意気込みで

もう一つ、ヒアリングするときの心得としては、それぞれの人から聞いた業務の内容、意義や課題意識を鵜呑みにしないこと。それぞれの担当者はそれぞれの役割をもって業務を行っているため、自分の担当業務には精通している一方で、会社全体の中でどう関連し合っているかの全容を把握するのは難しいものです。皆、会社のためにやっているはずなのに、なぜか全体を見ると無駄や衝突があり、どうもうまくいっていない、なんてことはよくある話です。

だからこそ、会社のフローをよくする役割を任されたからには、「この会社の業務を全部解明してやる!」ぐらいの意気込みで臨まないと、その会社の本当の課題は見えてこないでしょう。真の意味での解決はその先にあるはずです。

心得4:新しいスキル、「ETL」を磨こう!

freeeなどを使って業務フローを刷新していこうとするときに必要になってくるのが、「ETL」のプロセスです。ETLとは、データを「抽出(Export)」「変換(Transform)」して、「書き出す(Load)」こと。つまり、あるシステムから情報を取り出して、次のシステムのために情報を再編集する、いわばデータの引っ越し屋さんみたいなものですね。このETL、本格的にやろうとすると専門的な知識が必要ですが、Step2で解説したAPIやRPAの活用であれば、意外と簡単に習得可能。基幹システムからfreeeにデータを移行したり、ソフト同士を連携させるときに、簡単なシステムを作ってデータが簡単に移行できればとても便利。こうしたスキルを習得しておけば、従来の会計事務所業務の範囲を超えてクライアントの業務改善を支援できるだけでなく、より多く収集できるようになった基礎データを活用し、より経営者の役に立つ経営指導・助言が可能になり、真の経営パートナーに近づけるはずです。

Commentary

谷 豪紀

2017年新卒入社。会計事務所様向けのfreee活用支援に携わる。専門分野は大規模事業所や複数事業所などの業務改善を行うBPR(Business Process Re-engineering)領域。

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